Projekte brauchen Schwung

Sie haben am Morgen alle ihre Emails beantwortet und alle Feuer gelöscht, jetzt würden Sie gerne Ihre Ziele weiterverfolgen. Und ihnen wird wieder bewusst, dass Sie in der letzten Woche kaum vorangekommen sind. Ja, Sie hatten letzte Woche ein Meeting, aber was wurde da nochmal besprochen? Vielleicht gibt es ein Protokoll, aber ist es detailliert genug und wo ist es abgelegt? Wenn Sie dann endlich herausgefunden haben was zu tun ist, steht schon das nächste Meeting zu einem anderen Thema an…

Erinnern Sie sich noch an ein Projekt, das wirklich gut lief? Was war anders? Sie und Ihre Kollegen haben sich vermutlich auf dieses eine Projekt konzentriert. Alles andere kam Ihnen kaum in den Sinn. Sie haben die benötigten Mittel bekommen. Für Sie unwichtige Details konnten Sie an zuverlässige Kollegen delegieren, die mit Freude an die Umsetzung gegangen sind.

Im zweiten Fall hatte Ihr Projekt Schwung (engl. Momentum) im ersten dümpelten Ihre Projekte so dahin. Zu viele Sachen gleichzeitig machen zu wollen ist die sicherste Methode den Schwung aus dem Unternehmen zu nehmen. Selbst wenn man in leitender Funktion über viele Projekte herrschen muss, ist es besser, wenn diese eine gemeinsame Stoßrichtung haben (z.B. Umweltverträglichkeit im Unternehmen, begleitende Marketingkampagne, Verkaufsoffensive für Produktionsabfälle), als wenn Sie gänzlich unterschiedlich sind und man einen Mehrfrontenkrieg führen muss (z.B. Umstrukturierung des Controlling, Betriebskindergarten, Expansion nach Fernost).

Aber selbst wenn man sich nur auf ein Kernprojekt konzentriert, kommt nicht immer der nötige Schwung auf. Bruce Harpham hat 7 Tips zusammengestellt um Schwung in Projekte zu bringen:

  1. Greifen Sie zuerst nach den niedrig hängenden Früchten. Ein MVP das nur einen kleinen Teil der Projektziele erreicht aber gewinnbringend eingesetzt wird erhöht die Motivation ungemein.
  2. Starten Sie das Projekt mit einem großen Knall. Bedenken Sie dabei aber, dass sie zuerst das Material für den Knall zusammentragen müssen. Sprechen sie mit potentiellen Stakeholdern, wer einzubeziehen ist. Machen sie einen Proof of Concept für den riskantesten Teil oder ziehen Sie ihn als Teilprojekt vor (fail early!).
  3. Halten Sie das Projekt durch tägliche Routine am Laufen. Wer sich angewöhnt als erste Tätigkeit morgens im Büro einen wichtigen Schritt im aktuellen Projekt zu unternehmen, noch bevor die Mails gecheckt werden, kommt jeden Tag weiter. Nach dem Mittagessen überlegt man sich dann, was man am darauffolgenden Morgen als erstes erledigen wird.
  4. Fördern Sie den sozialen Zusammenhalt der Teilnehmer. Teammitglieder, die sich besser kennen, vertrauen sich eher und kommunizieren besser. Mitarbeiter, die mal einen schlechten Tag haben, werden mitgezogen oder andere springen gerne für sie ein. Der Smalltalk am Wasserspender ist essentiell.
  5. Deadlines gelten. Wenn man sich erstmal daran gewöhnt hat, dass Deadlines nicht wichtig sind verliert man jedes Mal ein bischen, was sich dann aufaddiert. Daher sollten die Deadlines aber auch realistisch sein, sonst wird gar nicht erst versucht sie einzuhalten.
  6. Bleiben sie positiv. Konzentrieren Sie sich auf das, was bereits erreicht wurde und bald erreicht wird.
  7. Seien Sie bereit einzugreifen, wenn das Projekt an Schwung verliert. Evtl. können Sie gezielt mit wichtigen Personen reden um sie erneut zu motivieren. Oder sie planen eine soziale Aktivität (siehe 4.), deren “verlorene” Zeit schnell durch mehr Schwung aufgeholt werden kann.

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